Оформляем документацию правильно: в действие вступает новый национальный стандарт
С 01 июля 2017 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающий единые требования к оформлению официальных документов. Например, уставы, приказы, инструкции, протоколы, договоры, письма, справки и т. д. рекомендуется оформлять по правилам национального стандарта.
Порядок использования – добровольный. По сути, это свод объективных правил, хороший тон и этикет ведения документации.
Данный ГОСТ пришел на смену проработавшему ровно 14 лет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Тот, в свою очередь, был введен впервые.
Необходимость нового стандарта назрела с широким развитием текстовых редакторов и электронного документооборота. Новые требования работают как для бумажных, так и электронных документов.
В новом ГОСТ появились два новых раздела: «Нормативные ссылки» и «Общие требования к созданию документов». Согласно последним, при многостраничном документе номер страницы рекомендуют проставлять сверху посередине. Рекомендованы следующие гарнитуры и размеры шрифта: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним. При составлении таблиц допускается уменьшать размер шрифта.
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются посередине. Межстрочный интервал = 1-1,5, текст выравнивается по ширине листа (полей). Приветствуется один пробел между словами – кстати, это элементарное требование нарушается очень многими, хотя устранить его, пожалуй, даже легче, чем все остальные несоответствия.
В сохранившихся разделах уточнены и расширены стандарты реквизитов, бланков документации. Так, длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении не более 7,5 см.
Из важных новшеств можно выделить стандартизацию «Отметки об электронной подписи». Она проставляется с соблюдением ряда требований при визуализации электронного документа.
Стандарт напоминает о необходимости указания исполнителя, резолюции и согласования документа, а также уточняет требования к заверению копий, учету поступивших и отправленных организацией документов.
В целом, в стандарте собраны устоявшиеся и широкоприменимые в крупных и средних компаниях нормы грамотной переписки и документооборота.
Zaim.com